INFORMATICA

B A S E D E D A T O S

¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Se entiende por base de datos a una colección de datos que al manipularlos o analizarlos nos dará como resultado cierta información importante para los usuarios de la misma.

Las bases de datos permiten organizar la información en tablas y relacionarlas de forma lógica con la idea de poder formular preguntas para obtener información, las cuales son llamadas consultas.

Una tabla es un contenedor de datos que almacena la información en filas y columnas. Las filas son llamadas registros y las columnas campos.

Columna.

Una columna contiene un tipo especifico de información, a cada columna se denomina campo. Fila.

La fila contiene la información de los campos almacenados en la tabla.

En una base de datos relacional la información es almacenada en varias tablas que se relacionan entre si por campo común para presentar información y manipular datos de forma eficiente con el objetivo de simplificar la entrada de datos y minimizar la redundancia de los mismos.

Dividir la información en varias tablas, evitara duplicación de datos pero sobre todo permitirá mantener la integridad de los datos.

ACCESS

Access es un manejador o administrador de bases de datos relacional, lo que significa que almacena y recupera datos, presenta cierta información y automatiza algunas tareas repetitivas.

El ser relacional indica que es capaz de manejar una o más tablas de base de datos a la vez.
Access importa, exporta y enlaza directamente con:

Ø Microsoft Excel
Ø Microsoft FoxPro
Ø Microsoft SQL Server
Ø Borland Dbase
Ø Borlad Paradox
Ø Texto ASCCI y todas las bases de datos que cumplan ODBC

Fases para el diseño de una base de datos

Ø Análisis y determinación de los datos necesarios.

En esta fase se debe hacer un listado de todos los campos o diferentes tipos de datos importantes que tienen que ver en el programa o aplicación que se intenta diseñar.

Ø Determinación de los datos finales (Depuración)

Se analiza cada uno de los posibles campos y se determina si es útil o no. Se eliminan los datos no necesarios y se crean nuevos campos si es que hace falta alguno. En esta fase se crea lo que formara parte de la estructura de la base de datos.

Ø Determinación de las relaciones necesarias entre las diferentes tablas y campos

Determinar la relación que existe entre cada uno de los campos, para establecer cuales de los datos son indispensables para la base de datos y cuales no lo son tanto. Clasificar los campos en orden de importancia.

Los elementos que integran una base de datos son:

Ø Archivo. Es un conjunto de datos que se almacenan como una unidad, bajo un nombre.

Ø Campos. Es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.

Ø Registros. Es el concepto básico en el almacenamiento de datos, el registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y esta compuesto por campos, el conjunto de información en particular.

Ø Índices. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Ø Clave principal. La clave principal es un dato único que identifica a cada registro. Este dato esta almacenado en uno de los campos de cada tabla de la base de datos. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

Ventajas de manejar una base de datos

Ø Evitan la redundancia
Ø Evitan la inconsistencia
Ø Obligan al cumplimiento de normas o requisitos para
Ø agregar o eliminar datos a la BD
Ø Es posible aplicar restricciones de seguridad para
Ø el acceso a los datos.
Ø Se mantiene la integridad entre los datos

Aplicaciones de una base de datos

Ø Pequeñas empresas

§ Contabilidad
§ Entradas de pedidos
§ Seguimiento de clientes
§ Gestión de contactos

Ø Ventas y Mercadeo

§ Promoción de un producto (catálogos, por ejemplo)
§ Fuente de información de ventas (búsqueda de mercados)
§ Proceso de pedidos

Ø Grandes empresas

§ Tratamiento de la información de las transacciones de la empresa (proceso de fabricación o mercadeo, por ejemplo, o seguimiento de cuentas en un banco)

Ø Uso personal

§ Agenda de direcciones.
§ Registro de propiedades.
§ Colecciones (discos, libros, etc.)

Cuando se habla de la administración de una base de datos, es importante hacer notar que debe de hacer una base de datos con los registros que almacenara, entre las operaciones que debe de realiza podemos encontrar:

Ø Modificar información existente.
Ø Eliminar información de la base de datos.
Ø Buscar un dato en concreto.
Ø Clasificar los registros de la base de datos.
Ø Copiar el contenido de una base de datos en otra.
Ø Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.
Ø Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos.
Ø Imprimir los datos existentes.

Iniciar y salir de Access

Existen diversas maneras de iniciar Access, pero es importante que identifique el icono que representa a esta aplicación, el cual se muestra a continuación:

Para iniciar Access ejecute alguna de las siguientes acciones:

En el Menú de Inicio de Windows elija la opción Programas y después dé clic en el icono de Microsoft Access
Si existe un icono de acceso directo a Access sobre el escritorio de Windows, dé doble clic sobre éste.

Al entrar a Access verá una pantalla similar a la siguiente:

En este momento el panel de tareas tiene varias opciones:

Ø Archivos: Muestra el cuadro de diálogo Abrir archivo, en donde puede seleccionar un archivo para abrirlo.
Ø Base de datos en blanco: Abre un nuevo archivo en blanco en el que empezar a trabajar.
Ø Página de acceso a datos en blanco: Abre una nueva página para el acceso a datos.
Ø Proyecto (datos existentes): Abre un proyecto de datos ya existente.
Ø Proyecto (datos nuevos): Abre un proyecto de datos nuevo.
Ø Elegir archivo: Muestra el cuadro de diálogo Abrir archivo, en donde puede seleccionar un archivo existente en el que basar el nuevo archivo.
Ø Plantillas generales…: Abre un cuadro de diálogo Plantillas para esta aplicación. Para abrir un nuevo archivo basado en una plantilla, seleccione una plantilla y haga clic en Aceptar.
Ø Plantillas de Microsoft.com: Abre la Galería de plantillas de Microsoft Office Update.

Para salir de Access solamente, de clic en botón cerrar , o de clic en menú Archivo en la opción Salir.

Abrir y cerrar una base de datos

Descripción de la pantalla principal
Access tiene una ventana , donde aparecerá, además de la barra de menús y la barra de base de datos, la ventana de Base de Datos, que es el centro de control de la base de datos que se está utilizando en un momento dado.


Ø Barra de título: Aparece el título de la aplicación.
Ø Barra de menús: contiene todos los comandos que se aplican durante el trabajo con una base de datos.
Ø Barra de base de datos: contiene un acceso rápido a algunas de las opciones de los menús con la ventaja de que se encuentran más a la mano y basta dar un clic sobre la que se desea utilizar.
Ø Ventana de Base de datos: Muestra la ventana de la base de datos con toda información para operar la base de datos abierta.
Ø Barra de Objetos: contiene una lista de todos los objetos que es posible crear y manipular en una base de datos de Access.
Ø Barra de estado: muestra el estado actual de la base de datos, en un momento determinado este puede indicarnos las tareas que se están ejecutando.
Para abrir una base de datos de Access, inicie Access y elija la opción del panel de tareas Archivos... Busque el archivo de base de datos y dé clic en el botón Abrir.

Si ya está ejecutándose Access, elija la opción Abrir del menú Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Busque el archivo de base de datos en Buscar en:, encontrado el archivo de clic sobre el para seleccionarlo y dé clic en el botón Abrir.
Para cerrar un base de datos solamente damos clic en botón cerrar y esto automáticamente cerrará la base de datos actual.

bibliografia: fuente manual de acces compartido por un prefesor de mi antigua escuela de computacion la especialidad es operador de microcomputadoras y el centro de capacitacion ara el trabajo industrial se llama CECATI # 68 San Antonio de la Cal Oax.